Grundsätze
Betriebsausgaben sind grundsätzlich im Zeitpunkt des Abflusses zu erfassen (Ausnahmen aus § 11 Abs. 2 EStG, z. B. die 10-Tages-Regel). Bei gemischten Aufwendungen ist ausschließlich der betrieblich veranlasste Anteil anzusetzen. Die Ausgaben werden grundsätzlich mit dem Nettobetrag angesetzt; die abziehbaren Vorsteuerbeträge gehören in Zeile 57. Kleinunternehmer geben den Bruttobetrag an.
Pauschalen & Freibeträge (Zeile 24)
Für bestimmte Berufsgruppen kann statt der tatsächlichen Ausgaben eine Betriebsausgabenpauschale angesetzt werden (BMF-Schreiben vom 06.04.2023):
Bei hauptberuflicher selbständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit: 30 % der Betriebseinnahmen, höchstens 3.600 € jährlich (zuvor 2.455 €). Bei wissenschaftlicher, künstlerischer oder schriftstellerischer Nebentätigkeit (auch nebenamtliche Lehr-/Prüfungstätigkeit): 25 %, höchstens 900 € jährlich (zuvor 614 €). Der Höchstbetrag von 900 € wird für alle Nebentätigkeiten nur einmal gewährt.
Für Kindertagespflegepersonen ist – ebenfalls in Zeile 24 – eine Pauschale von 400 € je Kind und Monat (bei 40 Stunden wöchentlicher Betreuung, sonst zeitanteilig) möglich; je Freihalteplatz und Monat zusätzlich 50 €.
Übungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale sind keine Betriebsausgaben, sondern steuerfreie Einnahmen. Sie werden – soweit in den Betriebseinnahmen enthalten – in der Gewinnermittlung (Zeile 78) wieder abgezogen. Für das Formular 2025 gelten der Übungsleiterfreibetrag mit 3.000 € und die Ehrenamtspauschale mit 840 €; ab 2026 steigen sie auf 3.300 € bzw. 960 €. Bleiben die Einnahmen vollständig steuerfrei und werden keine Betriebsausgaben geltend gemacht, ist insoweit keine Anlage EÜR nötig.
Waren, Personal & Schuldzinsen
Zeile 27: Waren, Roh- und Hilfsstoffe einschließlich Nebenkosten (Anschaffungskosten bestimmter Umlaufgüter wie Wertpapiere oder Grundstücke erst bei Zufluss des Veräußerungserlöses). Zeile 29: von Dritten bezogene Fremdleistungen. Zeile 30: Gehälter, Löhne und Versicherungsbeiträge der Arbeitnehmer (Bruttolohn inkl. Lohnsteuer und Nebenkosten).
In Zeile 55 gehören Schuldzinsen für Darlehen zur Finanzierung von Anschaffungs-/Herstellungskosten des Anlagevermögens – diese unterliegen nicht der Abzugsbeschränkung. Die übrigen Schuldzinsen (Zeile 56) sind bis zu einem Sockelbetrag von 2.050 € unbeschränkt abziehbar.
Über 2.050 € hinaus sind Schuldzinsen nur beschränkt abziehbar, wenn Überentnahmen vorliegen. Nicht abziehbar sind dann 6 % der Überentnahmen (höchstens 6 % des kumulierten Entnahmenüberschusses). Bei Einzelunternehmen ist die Anlage SZ beizufügen, wenn die übrigen Schuldzinsen 2.050 € übersteigen.
Häusliches Arbeitszimmer & Homeoffice (Zeilen 65–66)
Die bis 2022 geltende beschränkte Abzugsfähigkeit von 1.250 € (kein anderer Arbeitsplatz) wurde abgeschafft und durch ein neues System ersetzt (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b und 6c EStG).
Es sind zwei Fälle zu unterscheiden:
- Arbeitszimmer als Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit (Zeile 65): Abzug der tatsächlichen Kosten in voller Höhe oder – ohne Einzelnachweis – einer Jahrespauschale von 1.260 € (für jeden vollen Monat ohne Mittelpunkt um 105 € gekürzt).
- Sonstiges Homeoffice (kein Mittelpunkt oder kein separates Arbeitszimmer, Zeile 66): Tagespauschale von 6 € je Arbeitstag, höchstens 1.260 € im Jahr (entspricht 210 Tagen).
Für denselben Zeitraum können Jahres- und Tagespauschale nicht nebeneinander abgezogen werden. Die Regelungen ergeben sich aus dem BMF-Schreiben vom 15.08.2023.
Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben (Zeilen 62–67)
Diese Ausgaben sind einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen und in einen „nicht abziehbaren" und einen „abziehbaren" Teil zu trennen.
Geschenke an Geschäftspartner sind nur abziehbar, wenn die Anschaffungskosten je Empfänger und Jahr eine Freigrenze nicht übersteigen – seit 2024 50 € (zuvor 35 €). Wird die Grenze überschritten, ist der gesamte Betrag nicht abziehbar.
Angemessene und ordnungsgemäß nachgewiesene Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 % abziehbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG); 30 % sind nicht abziehbar. Die enthaltene Vorsteuer ist dennoch voll abziehbar.
Bei Geschäftsreisen im Inland gelten Pauschbeträge von 14 € (Abwesenheit über 8 Std. bzw. An-/Abreisetag) und 28 € (ganztägige Abwesenheit von 24 Std.). Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen.
Hierzu zählen z. B. Geldbußen, Ordnungs- und Verwarnungsgelder inländischer Behörden sowie unangemessene Aufwendungen der Lebensführung (Jagd, Fischerei, Yachten). Ebenfalls in der Spalte „nicht abziehbar" zu erklären ist die Gewerbesteuer nebst Nebenleistungen – sie ist seit dem Erhebungszeitraum 2008 keine Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5b EStG).
Kfz- und Fahrtkosten (Zeilen 68–73)
Alle festen und laufenden Kosten für Kfz des Betriebsvermögens – Leasingkosten (Zeile 68), Steuern, Versicherungen und Maut (Zeile 69) sowie sonstige tatsächliche Fahrtkosten ohne AfA und Zinsen wie Kraftstoff und Reparaturen (Zeile 70).
Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte sind nur in Höhe der Entfernungspauschale (Zeile 73) abziehbar; die darüber hinausgehenden tatsächlichen Kosten werden in Zeile 72 wieder gekürzt.
Je Arbeitstag und Kilometer der einfachen Entfernung: 0,30 € für die ersten 20 km und 0,38 € ab dem 21. Kilometer. Höchstbetrag grundsätzlich 4.500 € im Jahr; ein höherer Betrag ist bei Nutzung eines eigenen Kfz möglich. Die Pauschale gilt nicht für Flugstrecken.
Wird die Privatnutzung nach der 1-%-Regelung ermittelt, ist der Kürzungsbetrag mit 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat anzusetzen (bei Familienheimfahrten im Rahmen doppelter Haushaltsführung 0,002 %). Es gilt die Kostendeckelung.